a) Havacılık muayenesi başvurusu ile muayene başlangıcında BYS Uygulamasında kişi adına muayene kaydı açılmalıdır. Yeni muayene kaydı oluşturulmadan önce mutlaka sorgulama yapılmalıdır. Kişi kaydı sistemde mevcut değil ise yeni kayıt oluşturularak sisteme tanımlanmalıdır. Sisteme tanımlama esnasında kaydedilen bilgilerin doğru olmasına dikkat edilmelidir. Kişi BYS sisteminde tanımlı ise seçilerek yeni muayene kaydı eklenmelidir

ı. “Havacılık Personeli”, “Muayene Türü” ve “Sertifika Sınıfı” zorunlu alanlarında, yapılacak havacılık muayenesine uygun olan doğru alanlar seçilmelidir.

ıı. “Bir Önceki Sertifika Bitiş Tarihi” alanına, muayene başvurusu esnasında mevcut olan sağlık sertifikası üzerinde kayıtlı bulunan ve aynı isimli alandaki tarih kaydedilmelidir.

ııı. “En Son Yapılan Muayene Tarihi” havacılık muayenesinin tamamlandığı tarih olmalıdır. Muayene başlangıcında kayıt açılırken bu alana muayeneye başlanılan günün tarihi kaydedilir. Muayenelerin bir günden uzun sürdüğü durumlarda ise tarih güncellenerek muayenenin tamamlandığı günün tarihi kaydedilir.

ıv. İlk, periyodik ve genişletilmiş muayeneler dışındaki muayenelerde (Özel Durum Muayenesi, Kontrol Muayenesi, Hakemlik Muayenesi vb.) ekranda açılan “En Son Sertifika Düzenlenen/Düzenlenecek Muayene Tarihi” alanına sağlık sertifikası düzenlenmesine esas teşkil eden ilk, periyodik veya genişletilmiş muayene tarihi kaydedilmelidir.

v. BYS Uygulamasında, Sertifika veya Rapor Bitiş Tarihlerinin otomatik olarak doğru hesaplanabilmesi için, yukarıda açıklanan tarih bilgilerinin doğru olarak kaydedilmesi gerekmektedir

vı. Sağlık Sertifikası veya Sağlık Muayene Raporu düzenlenen durumlarda “Sertifika/Rapor Durumu” alanı “Düzenlendi” olarak seçilir ve “Veriliş Tarihi” alanına sertifika veya raporun düzenlendiği tarih kaydedilir. AMS Kararı verildiği durumlarda “Sertifika/Rapor Durumu” alanı “Düzenlendi” olarak seçilir veriliş tarihi alanına AMS Karar tarihi belirtilir.

vıı. Sağlık Sertifikası veya Sağlık Muayene Raporu düzenlenmeyen durumlarda “Sertifika/Rapor Durumu” alanı “Düzenlenmedi” olarak seçilir ve “Veriliş Tarihi” alanına herhangi bir tarih kaydedilmez. AMS Kararı verildiği durumlarda “Sertifika/Rapor Durumu” alanı “Düzenlenmedi” olarak seçilir veriliş tarihi alanına AMS Karar tarihi belirtilir.

vııı. “Lisans No” alanına veri girişi için, sistemde bulunan lisans numarası seçilir veya kişinin mevcut lisansı görülerek lisans numarası bilgileri manuel kaydedilir. Lisans numarası mevcut değil ise bu alan boş bırakılır.

c) Sertifika veya Rapor bitiş tarihlerinin hesaplanması, BYS Uygulamasında “Sertifika veya Rapor Detay Bilgileri” panelinde yer alan otomatik olarak “Sertifika veya Rapor Bitiş Tarihlerini Hesapla” butonu ile yapılmalıdır. Bu kısımda işlem yaparken hesaplamaların doğru yapılabilmesi için öncelikle kişinin varsa kısıtlamaları (TML, OML, SIC vb.) kayıt edilmeli daha sonra hesaplatma yapılmalıdır.

ç) BYS Uygulamasında “Sertifika veya Rapor Detay Bilgileri” panelindeki en son ve sonraki tetkik tarihlerinin mevcut sağlık sertifikasında veya raporundaki tarihler dikkate alınarak, tarihi geçen tetkik varsa ilgili tetkikin yapılmasının veya yapılan yeni tetkik varsa bu tetkik tarihinin güncellenmesinin yapılarak mevzuata göre manuel olarak doğru hesaplanması sağlanmalıdır. Tetkik sonraki tarihleri hesaplanırken, bu Prosedürün “Sağlık Muayene Kapsamları” bölümünde belirtilen ilgili sınıftaki tetkik periyodlarına ve yaşa göre hesaplama yapılmalıdır. Tetkik sonraki tarihleri, yeni düzenlenen ilgili sağlık sertifika sınıfı bitiş tarihi veya sağlık muayene raporu bitiş tarihi ile uyumlu olmalıdır

d) “İlk muayeneler” hariç “Elverişsizlik Bilgileri” paneli bilgilerinin kayıt edilmesi sistemsel olarak zorunlu alandır. “İlk muayenelerde” bu alan sistemsel kullanım sıklığı nedeni ile zorunlu tutulmamıştır. Ancak ilk muayenelerde ihtiyaç duyulması halinde bu alana bilgi girilmesi zorunludur (lasic operasyon tespiti, cerrahi planlanmışsa vb.)

e) Uçuş emniyetini tehlikeye atabilecek bir durum tespit edilirse “Sertifika Bilgileri” panelinde yer alan “Kalıcı Elverişsizlik” kutucuğu işaretlenir. (intihar girişimi, havacılık personelinin muayene sonucunu etkilemeye yönelik davranışları, epileptik atak, MS atağı, uyuşturucu krizi görülmüş, anlaşılmış, duyulmuş, fark edilmişse, Uluslararası Havacılık Örgütleri tarafından Revoke bildirimi yapılan kişiler sistemde fark edilmişse vb.) Üst yazı ile AMS’ye bildirilir.

ı. Elverişsizlik tarihi: Havacılık personeline ait varsa tıbbi uygunlukta azalmasının başladığı tarih, ya da kişinin muayenesinin başladığı tarih bu alana kaydedilir. Muayenesinin tamamlanıp “Elverişlilik” kararının alındığı tarihe kadar veya nihai kararın AMS tarafından verilmesi gereken durumlarda AMS karar tarihine kadar havacılık personeli, geçici olarak Elverişsiz kabul edilir.

ıı. Elverişlilik tarihi: Kişinin muayenesinin tamamlandığı ve mevzuata göre belirlenen süre sonunda yapılan kontrol muayenesi neticesinde yetkisi dâhilinde AeMC, Yetkili Tabip veya AMS tarafından kişinin elverişli olduğu kararının alındığı veya bildirildiği tarihtir. Bu alanda elverişlilik tarihi, tanı, ilgili mevzuat maddesi ve açıklamaların doldurulması zorunludur. İleri tarihli Elverişlilik kararı alınamaz.

ııı. Kalıcı elverişsizlik / Revoke (Sertifika veya Rapor İptali): Kalıcı Elverişsizlik / Revoke düşünülüyorsa, “Elverişsizlik Bilgileri” panelinde “elverişsizlik tarihi, tanı, ilgili mevzuat maddesi ve açıklamaların doldurulması” tedbiri olarak zorunludur. Ayrıca “Sertifika Bilgileri” panelinde yer alan “Kalıcı Elverişsizlik” kutucuğu işaretlenir ve üst yazı ile AMS’ye bildirilir. Yapılan işlem sistemce uyarı özelliği taşımakta olup başka AeMC veya Yetkili Tabip tarafından kişi adına yeni bir işlem yapılmasını engellemektedir. Bu kişiler için nihai karar AMS tarafından verilir. AMS tarafından işlemin BYS Uygulamasında onaylanması halinde Kalıcı Elverişsizlik / Revoke işlemi yasal olarak gerçekleşir. AMS tarafından Uçuş Ekibi Lisans Müdürlüğüne ve ilgili yerlere bildirimi yapılır.

ıv. SHSK görüşü alınmayan durumlarda, mevzuatın erken elverişlilik kararına imkân tanıdığı hallerde, mevzuatta belirlenen Elverişsizlik sürelerinin yarısı dolduktan sonra yapılan kontrol muayenesi neticesinde AeMC veya Yetkili Tabip tarafından erken elverişlilik kanaatine varılmışsa, BYS Uygulaması SHGM’ye gönder ekranında erken elverişlilik var işaretlenerek üst yazı ile AMS’ye bildirilir. AMS’nin BYS Uygulamasında onay açıklama alanını doldurarak AeMC veya Yetkili Tabip karar işleminin onaylanması sonrası, AeMC veya Yetkili Tabip yeni veriliş tarihli sertifikayı veya yetkisinde bulunan raporu düzenleyebilir. AeMC veya Yetkili Tabip’te muhafaza edilen eski veriliş tarihli sertifika veya rapor üzerine “İptal” ibaresi eklenir, yeni veriliş tarihli sertifika veya rapor ve bu durumu bildiren üst yazı BYS Uygulamasına yüklenir.

v. AMS kararının gecikmesi veya verilmemesi durumunda işlem zımnen reddedilmiş olup Elverişlilik Kararı verilmemesi yönünde değerlendirilmelidir.

g) Kısıtlama önerilen veya kısıtlama kararı alınan durumlarda BYS Uygulamasında kısıtlama ile ilgili “tanı, ilgili mevzuat maddesi ve açıklamalar” bilgileri zorunlu alanlar olup veri girişi eksiksiz yapılmalıdır. AeMC’ler ve Yetkili Tabipler yetkileri dâhilinde olan kısıtlamaları BYS Uygulamasında ekleyip kaldırabilirler. BYS Uygulaması ile sınırlı ve istisnai olarak AMS yetkisi dâhilinde olan OML ve SIC gibi kısıtlamalarının ekleme ve kaldırma butonundan sadece ekleme butonu; aşağıdaki sebeplerle yetkili AeMC’lerin kullanımına sunulmuştur

ı. Mevzuatta geçen makul geçici elverişsizlik sonrası AeMC’ler tarafından alınabilecek veya önerilebilecek kısıtlama kararının tek bir AME kararı olmayıp bir sağlık kurul kararı olması ve alınan bu kararın onaylanma aşamasında doğrudan veya kişilerin itirazı ile AMS tarafından düzeltme imkânının olması,

ıı. BYS uygulamasına ilk kez kaydedilen EASA üyesi ve karşılıklı tanınma durumu olan sertifikalarda yer alan bu kısıtlamaların BYS Uygulamasına işlenebilmesi,

iii. Eski ya da yeni havacılık personeli kayıtlarında AMS tarafından onaylanan bu kısıtlamalara ait resmi yazı ve sağlık sertifikası bulunmasına rağmen BYS uygulanmasında bu kısıtlamanın sehven görülmediği durumlar için.

ğ) AMS yetkisinde olan kısıtlama önerilen havacılık personelinin durumu üst yazı ile AMS’ye bildirilir. Bildirilen kısıtlama önerisinin BYS Uygulaması üzerinden AMS tarafından onaylaması halinde veya resmi bir yazı ile bildirilmesi halinde kısıtlama eklenmiş sertifika veya rapor AeMC veya Yetkili Tabip tarafından düzenlenebilir.

h) AMS yetkisinde olan kısıtlama bildirimi için AeMC’ler veya Yetkili Tabipler tarafından BYS Uygulaması üzerinden gönderilen üst yazı ekinde eksiksiz doldurulan sağlık sertifikasına kısıtlama getirilişi bildirim evrakı bulunmalıdır.

e) Muayene kayıtlarının kontrolü sırasında tıbbi bulgu (laboratuvar referans aralığını önemli düzeyde aşan değerler, renkli görme bozukluğu, ilave yapılan tetkiklerde normal dışı bulgu, herhangi bir tıbbi tanı ve benzeri bilgiler) bulunan muayene kayıtları.

Bu maddenin a, b, c, ç, d ve e fıkralarında belirtilen muayene kayıtları dışında kalan işlemlerde; örneğin usule uygun ise kayıp sağlık sertifika düzenlenmesi, tıbbi açıdan bulgu içermeyen geçmiş muayene kayıtları, iade edilen evrakın yeniden düzeltilerek sisteme yüklenilmesi, AMS onay bildirimi ile AeMC veya Yetkili Tabip tarafından düzenlenen sağlık sertifika işlemleri gibi işlemlerde zaman kayıplarını engellemek adına ve yapılan her türlü işlem onayı öncesi şüpheli bir durum varsa Medikal Asesörlere bilgi verilerek ve kontrolör açıklama kısmına yapılan işlemin kısaca açıklaması kaydedilerek AMS kontrolör memuru tarafından BYS Uygulamasında işlem onayı yapılabilir.